Jumat, 19 Agustus 2016

Diskusi Tentang "Manajemen Waktu dan Prioritas with @Babyhijaber"

๐Ÿ“Resume Kulwap๐Ÿ“
Manajemen Waktu dan Manajemen Prioritas

๐Ÿ‘คNara Sumber : Ummu Balqis
๐Ÿ—ฃModerator : Anindya dan Nina
๐Ÿ“†18 Agustus 2016
⏰11.00 - 13.00 WIB
๐Ÿ“Notulen : Dewi Aprilia K. (Liya)

๐Ÿ˜ŠBerikut biografi dari @babyhijaber

Ummu Balqis
35 tahun
Ibu dua anak
Ahmad Daffa (kelas 5 SD)
Balqis Nameera (kelas 1SD)

FMIPA Institut Pertanian Bogor
Lasalle Collage International

Founder Dunia Dongeng Anak
Co- founder smart Eduplace
Creative Director beberapa brand fashion.
Family blogger

Buku: Bukan ibu Biasa

๐Ÿ˜ŠMateri KulWapp
oleh: Ummu Balqis (Instagram: @babyhijaber)

Assalamu'alaykum Wr. Wb

Kali ini saya ingin berbagi prihal management waktu dan management prioritas agar semua tanggung jawab kita tidak terabaikan.
Pertama-tama, sebelum kita mencoba memenej diri, kita harus mengenali dulu siapa kita sebenernya

1. kita adalah manusia, yg diutus Allah ke bumi semata2 untuk beribadah. Ini yg menjadi landasan kita nantinya
2. kita adalah seorang istri, ibu, anak, kakak, adik ... yg kesemuanya memiliki kewajiban yg harus dipenuhi
3. (sebagian dari) kita adalah menyokong ekonomi suami, yg masih diperlukan konsentrasinya untuk membantu suami
4. kita adalah bagian dari masyarakat, yg dibutuhkan perannya untuk menyangga  sistem masyarakat yg baik.

Dari ke-4 peran itu saja sudah luar biasa tanggung jawab yg harus kita tunaikan.

Nah, bagaimana cara agar semua tertunaikan dengan baik
Tips singkatnya:
1. Luruskan niat. Yang diniatkan karena Allah semata, akan jauh lebih semangat, jauh lebih fokus dan tidak mudah lelah/menyerah. sertakan "ruh" dalam segala aktifitas kita. Membereskan rumah, mengurus anak, dll ... adanya "ruh" akan membuat pekerjaan berat menjadi ringan, karena kita merasa Allah melihat effort kita, dan insyaAllah dicatat sebagai pemberat amalan akan membuat semangat kita berlipat.

2. Atur prioritas. Catat prioritas utama kita apa, jika belum sanggup menjalankan peran kita dengan baik jangan menambah peran. tunda sampai tugas utama bisa kita handel maksimal. Misal, kita ingin kuliah lagi/nyambi jualan tapii anak masih kecil2 yg membuat urusan rumah saja terbengkalai. tunda sampai peran satu terlaksana baik, baru menambah peran baru.
Mengatur prioritas berarti pula menunggalkan hal2 haram/buruk/melalaikan dan menggantinya dengan hal lain yg lebih produktif
Misal: mencoret waktu yg biasa terpakai untuk stalking akun gosip, menukarnya dengan aktifitas mencari ide2 craft baru, atau ide2 invitation to play untuk buah hati di akhir pekan, atau mencoba resep masakan baru.

3. Mencatat Goals, Visi, Misi dan Task to do ... apa2 yg akan kita lakukan...lalu lakukan apa yg sudah kita catat

4. Management istirahat. Manusia bukan robot, perlu istirahat untuk menyegarkan kembali semangat membangun visi misi. Power Nap disela2 aktifitas, Me time minimal 1x/bulan. Dan jika agama lain menjadikan meditasi sebagai bagian dari management rehat...shalat yg khusu sesungguhnya punya daya regenerasi yg luar biasa bagi fisik dan rohani kita.

5. Dan ini yg terpenting. JAUH2 DARI RASA MALAS

Banyak orang2 yg kesulitan menjadi pribadi sukses bukan karena dia tak bisa, tetapi karena mereka MALAS UNTUK BISA, MALAS UNTUK MEMENEJ DIRI, MALAS UNTUK BERUBAH, dan MALAS UNTUK MEMULAI

kita semua insya Allah pribadi hebat yg sanggup memenej diri, Bismillah bersama menjadi pribadi yg lebih baik.

Wassalamualaykum Wr. Wb
-Ummu Balqis-

๐Ÿ˜ŠSesi Tanya Jawab
1. bgm tipsnya ketika semangat u menunaikan kewajiban sehari2 sbg ibu mjd kendor yg terkadang menurunkan kualitas ibadah(nofita)

Namanya manusia wajar moody.

Saya juga kadang lelah, manusiawi

Bukan yg ga pernah turun semangatnya, tapi yg bersegera ingat kalau bangkit lagi saat semangat kendor ...

Gmn supaya cepet bangkit?

1. Butuh pasangan yg saling support, mengingatkan

2. Sering2 mengingat2 visi misi keluarga dan kehidupan kita

Kalau sudah dirasa terlalu turun semangatnya. Me time sejenak.. Sambil bertekat, setelah ini aku menjadi ibu yg lebih super

Ibadah sesungguhnya bisa dijadikan "me time" jika benar2 ikhlas ... Justru bawaannya pingin cepat2 ibadah saat sumpek kerjaan segunung

Jadi memang, kekhusuan dan niat ibadahnya dibenahi

Jgn karena kewajiban semata tapi juga kebutuhan

InsyaAllah kita semua bisa ๐Ÿ˜Š

Q : Untuk me time sendiri bagi ummu balqis biasanya melakukan apa?
A : Saya biasanya baking ga jelas, berkebun sekenanya, baca buku sambil liatin ikan2 saya hihi itu sudah cukup fresh
Apapun hobi yang mommies suka itu bisa dijadiin me time
Atau crembath ke salon sambil nunggu anak
Lanjut pertanyaan berikutnya ya

2. Apa yang biasanya Bunda lakukan buat menghalau malas? ๐Ÿ˜… kadang pekerjaan numpuk, tapi lebih memilih leyeh2 dlu..akhirnya tentu g selesai2 krjaan. (Ayu)

Saya kebetulan tipe orang yg logis, jadi kalo numpuk kerjaan ujung2nya saya babak belur ... Pengalaman berkali2 numpuk kerjaan selalu sad ending story...jadi bismillah inget2 ujung babak belurnya jadi terpaksa ga males hihi
Leyeh2 boleh
Tapi kasih waktu Dan patuhi. Misal, 10 menit deh saya rehat baca majalah duly
Setelah 10 menit bangkit
Saya menyebutnya "power break time". Leyeh2 antara 2 tugas. Boleh tapi ditakar waktunya
CATAT --> Power Break Time  ๐Ÿ“Œ๐Ÿ“Œ
Q: Untuk mengerjakan pekerjaan itu sendiri perlu di timer juga kah dan leyeh2 masuk juga kehitungan juga?
A : Biasanya saya begini:

Kelar masak
Oke baca buku ini dulu deh, sampe hlm 10, baru ngecek yg lain. Ditakar jgn bablas
Untuk kerjaan ada 2 tipe
Yg bisa dimultitasking dan fokus
Untuk yg fokus semisal gambar disain baju, sebisa mungkin jgn campur leyeh2 agar cepet kelar
Demikian
Jadi saya sendiri bukan yg kerjaaa terus hihi
Bisa bosan dan jenuh nanti
Fokus saat bekerja, takar saat power break
Pemilihan waktu kerja juga
Saat anak2 sekolah, lakukan kerjaan yg butuh fokus tinggi
Saat ada anak2 tinggal yg bisa dimultitask
Demikian

3. Dengan kondisi 2 anak, brapa lama waktu yg dibutuhkan Ummu Balqis melakukan star up usha? Bgaimana tantangan2 dan mengatasinya? (liya)

Nah ini usaha apa ya?
Bisnis maksudnya?
Q: Sepertinya demikian, mengingat @ummubalqis cukup banyak memiliki agen di Indonesia ☺☺
A : Untuk membahas star up bussines butuh kullwapp tersendiri hihi
Panjang kali lebar sebenarnya. Intinya
Sebelum memulai bisnis baru, biasanya min. 3 bulan saya mempelajarinya
3 bulan mempelajari, 3 bulan riset, Evaluasi setelah 6 bulan berjalan
Seperti bisnis pendidikan saya, itu butuh 6 bulan baru bisa menutup operasional
Jadi memang butuh waktu. Jgn berharap yg instan
Bisnis fashion saya dimulai 2012. Dengan grand opening yg besar2an. Butuh 1 tahun penjualan nutup biaya grand opening, iklan, endorse, dll
Q : Wah bukanny yg UB ya mommy?
A : Iya UB mulai 2012
Q : Baru bisa rising di medio 2014 ya. Jadi intinya Perlu waktu untuk bisa diandalkan
 Biasanya pebisnis pemula itu pinginnya langsung mulai langsung untung. Lupa memperhitungkan "biaya" growing link. Growing link ini baru bisa dipetik beberapa bulan/tahun kemudian. Saya pun ga langsung untung, melewati fase rugi, stok numpuk, ga laku dulu. Jadi semangat menyatukan link2 yg mungkin baru bisa dirasakan bertahun2 kemudian
Jadi memang harus disediakan "modal" khusus untuk promosi bisnis selain modal senilai product. Kalau ingin usahanya diandalkan di masa depan. Sepertinya ini dulu pembahasan singkatnya
Intinya: tak ada yg instant
Berapa tahun yg dibutuhkan?
Sepanjang usaha itu berdiri kita sedang menyatukan link2
Q : haruskan fokus selesai satu2 dlu baru memulai usaha yg lainnya mom? (Spt mommy yg usaha pendidikan dlu kemudian masuk ke usaha fashion nya)
A : Betul
Q : Harus ada satu "back bone" bisnis yg stabil
Sebelum mengembangkan lainnya
Bocoran: saat ini saya sedang riset bisnis baru saya
Riset dimulai sejak mei 2016. Dan sampai saat ini masih proses. Ketika puas dengan hasil riset baru di running. Untuk yg ini tergantung jenis pekerjaann. Dan jenis usahanya
Q : seperti halnya fashion, biasanya yang riset  mulai dari segi apa kah dan apakah itu sendiri dalam hal risetnya?
A : Saat saya merintis usaha pendidikan dahulu saya dan suami memilih berhenti karena harus fokus
Lanjut yg berikutnyaaa yaa ๐Ÿ˜Š

4. Ummubalqis, apa pernah problem BB anak yg tak kunjung naik, anak susah makan, macam itu pernah bunda alami? Gimana supaya kita ga terbawa sedih atau marah dan kesal. Makasih bunda (elissa)

Sulung saya, Daffa kelas 1-3 itu kurus sekali.

Daffa dahulu picky eater sekali, ga cocok makanannya ga mau

Saya coba buat variasi makanan semenarik mungkin, meski kadang di tolak juga

Nafsu makan mulai membaik, tapi tetep kurus karena dia anak yg aktif

Kalau saya fokus coba segala macam, ga dibawa kesal
Biasanya saya substitusi ke camilan gizinya
Karena kalau makan nasi dia susah Dahulu Jadi camilannya yg diatur proporsi gizinya. Tapi lambat laun dia berubah sendiri moms. Kelas 4 mulai ga picky eater, malah banyak sekali makannya tiba2. Jadi bersabar saja, saya 3 tahun menghadapi anak susah makan. Ujung2nya sekarang semua makanan di makan. Cukup fokus ke kebutuhan gizinya
Lanjut pertanyaan berikutnya yaa

5. Ummubalqis, sejak resign dr kantor saya memutuskan utk menulis blog supaya bs tersalurkan apa yg terpendam di hati dan pikiran. Sudah hampir 3 bulan berjalan tp mandek di tulisan ke 4. Tulisan saya hanya berakhir di draft di note. Ntah krn waktu atau ide buat kasih finishing touch, tp makin hari rasanya makin malas utk utak atik draft itu. Mohon tipsnya utk siasati masalah ini. (Adit)

Coba kasih reward untuk diri sendiri

Semisal, aku boleh beli gamis baru setelah kelar 10 tulisan

Atau punishment

Aku ga boleh ke salon sebelum kelar 5 tulisan

Dan sebaik2nya alasan menulis adalah: kalau aku ga nulis sekarang, khawatir amal jariyahku ga jadi tercatat

Kaaaan...saat kita meninggal, ilmu yg tertinggal lewat tulisan2 kita itu bisa jadi amal jariyah looh

Ayooo...semangat ngeblog lagi, berbagi ilmu lagi

๐Ÿ˜Š
Lanjut yaa yg berikutnya

6. Ummubalqis, saat ini kondisi saya working mom dengan 2 anak, kadang kewalahan untuk memanaj diri. Load dan tekanan kerjaan yg super tinggi membuat saya kadang (sering sih) meluapkan emosi ke anak dan suami ๐Ÿ˜ข
Kadang ada rasa ingin segera resign, namun mengingat kondisiny blm memungkinkan untuk resign jd blm kami  eksekusi keputusan tsb. Oh ya saya tipikal ga bisa fokus dan banyak maunya, selain kerjaan ada dagang online kecil2an juga. Mohon tips ny unt bisa menjaga kewarasan dan emosi saat kondisi spt itu. (Siwi)

Sekali lagi

Ga mudah berperan rangkap

Jadi ibu saja sudah susah

Apalagi ibu dengan peran di luar

Saran saya, sebelum tanggung jawab yg sudah ada tertunaikan baik, tunda menambah beban lagi

Prihal beban yg ada coba untuk fokus

Pekerjaan jgn dibawa pikirannya sampai ke rumah

Anak2 sudah cukup di sunat waktunya saat kita berkiprah diluar

Hadir seperlunya saat kita di rumah.

Coba atur fokus saat dikantor, upayakan kita bisa selesaikan lebih cepat dari yg lain

Agar tak pusing tugas kantor kepikiran dirumah

Dan waktu luang kantor bisa dipakai untuk prepare "invitation to play" ke anak

Sehingga guilty pressure hilang, semua terkendali

Jadi efektifitas waktu di kantor benahi, coret waktu yg tak penting.
Peran pasangan diperlukan agar kita ga stress sendirian
Jadikan berkumpul dengan anak adalah masa2 melepas stress
Jika memang sudah terlampau lelah, izin pada pasangan rehat me time sejenak
Namun sekali lagi, waktunya harus terukur
InsyaAllah bisa
Bunda khadijahpun istri, ibu sekaligus wanita yg aktif diluar
Afwan sepertinya itu dulu jawabannya
Aku break 15 menit yaa
Dzuhur time
Buibu
Lanjut lagi yaaa

7. Bagaimana  cara memanage waktu agar pekerjaan rumah tangga beres, anak terurus, dan urusan bisnis atau karir juga selesai. Saya ibu bekerja. Rumah selalu berantakan, krn lebih mengutamakan ngurus anak dulu. saya kira krn saya bekerja jadi ga sempat untuk ngurus rumah. tapi ketika hari Minggu, atau ketika saya cuti sekalipun, tetap saja saya tidak bisa menghandle semuanya. ketika saya fokus beberesan, anak pasti keteteran. kalo fokus ngurus anak, rumah kayak kapal pecah. Kadang saya berpikir, ini apa saya yang tidak bisa mengatur waktu atau memang tipikal anak saya ajah yang maunya diladenin terus ga bisa ditinggal sama sekali (bayi 9 bulan), anak orang lain gt ga ya? (curhat). kadang suka iri liat rumah tetangga, punya bayi, rumah rapi, masih sempet jualan online pula (ririn)

no 7 dari ririn ga saya copas karena mirip cerpen hihihi... Definitely aku tau yg dirasakan mom rin
Jadi ga ada ibu yg "bener2 super"
Beberapa tugas yg kalau memang bisa didelegasikan, ayo delegasikan
Sayapun ada mbak yg bantu2. Lumayan 4 jam dibantu
Dia datang jam 8-12 untuk nyapu dan ngepel, mbak satunya setrika.
Nah 4 x 2 = 8 jam yg dibantu ini bisa dialihkan ke hal lain yg lebih urgen. Waktu dan tenaganya
Nah saat semua mbak pulang, rumah sudah tanggung jawab saya sepenuhnya
Brantakan ya saya sendiri yg rapikan.
Untuk anak batita sepertinya kita memang harus "menurunkan standar rumah rapi" demi kewarasan kita hihi
Kemudian kita harus memberi anak2 yg susah ditinggal kesibukan agar kita bisa "sibuk bersama"
Misal, putri saya tipikal ga bisa ditinggal. Sedang saya harus mengerjakan tugas kuliah. Jadilah saya print dahulu lembar2 yg harus diwarnaivdan segala aktifitas lain. Baru dijejerin depan2an. Dia sibuk, saya sibuk tapi saya tetap mengamati dia. Menilai hasil oret2 dia. Jadi dia ga ngerasa ibunya cuek. Untuk anak yg lebih kecil memang mau ga mau kita cuma bisa lepas saat mereka tidur. Dinikmati saja. Serius, setelahvmereka besar, itu rasanya yg kemarin repot2 itu cuma sebentar dan ngangeni. Fase repot dinikmati. Agar waras kita terjaga. Rumah berantakan dinikmati. Nanti pas semua sekolah bisa rapi dan sepi lagi. Ga membantu sharingnya. Tapiii. Jika ribuan ibu lain bisa melewati dengan tetap gembira. InsyaAllah kita bisa. Ssst saya juga pernah kok sampai nangis2
Karena saya tipe yg ga suka brantakan. Daffa lahir rasanya ini knapa rumaah
Akhirnya Deal dengan diri sendiri menurunkan standar kerapihan rumah. Setelah daffa tidur baru beberes, dan menikmati rumah rapi sejenak. Alhamdulillah pas balqis rumah sudah lebihvluas. Berantakannya "dilokalisir". Hihi cukup area tertentu rumah. Nikmatiiii yaaa mooom

8. Bagaimana cara mengukur goalas yg d tentukan sudah optimal?(Dessy l n)
Mengukur optimalisasi goal
Nah tentang optimalisasi goal. Kalau ibu2 yg biasa bekerja mungkin ga sulit ya. Terbiasa dengan target di perusahaan. Evaluasi biasanya dilakukan berkala, ada parameternya. Bisa diadopsi di rumah mestinya.  Semisal
Goal diri sendiri: jadi pribadi yg lebih sabar
Bisa di takar, berapa hari kita sukses "no yell" "no hit" ke anak
Semakin jarang syukur2 hilang sama sekali berarti goal tercapai
Ditarget. Ya Allah per bulan depan aku ga teriak dan mukul lagi ke anak
Misalnya. Dievaluasi tiap bulan, duuuh 1 bulan ini masih 3x ngomel besar
Mungkin besok lebih baik
Pun goal2 lain
Semisal target hafalan quran bareng anak
Target sholat tepat waktu
Insya Allah kita yg bisa tentukan sudah terlaksana belum

9. Bagaimana pokok2 garis besar tahapan riset bisnis yg kudu dilakukan dlm memulai suatu bisnis umm ?

Banyak mestinya, garis besarnya

A. Riset Bahan Baku produksi
B. Riset SDM produksi
C. Riset product itu sendiri
D. Riset target market
E. Riset marketing dan distribusi
F. Riset brand lain yg setipe

Ini garis besar yg harus dipelajari (versi saya) sebelum running bisnis

10. Apakah manajemen bisnis seluruhnya ummu yg handel? Atau berbagi dg suami? Kalo berbagi manajemen dg suami, enaknya suami ( sesuai karakter laki2) diserahin ngurus bagian apa ya umm? Cape sekali kalo semua dipikirkan sendirian๐Ÿ˜…

Utk permasalahan SDM, kriteria apa ummu menilai karakter pegawai 1 dan lainnya yg akan dijadikan team inti bisnis?


Kalau kita mau besar, ga mungkin "One man show"

Harus punya tim

Timnya harus solid dan teruji.

Dan saya dan suami kebetulan pegang bisnis masing2 ... Jadi kebijakan masing2, paling minta pendapat

Kecuali soal bantu2 teknis itu siih sudah pasti yg namanya suami istri yaa ๐Ÿ˜‚
SDM tim inti biasanya aku cari yg jujur dan semangat belajar

11. Prinsip apa yg ummu pegang dlm membangun  dan memperkuat link usaha?

Dont do it for money

Perluas untuk menyebarluaskan kebermanfaatan kita

Untuk menggerakkan ekonomi ummat

Itu buat semangat ga henti insyaAllah

12. Ummu, apa yg harus kita katakan pada diri kita spy kita tidak terjebak mengerjakan rutinitas kegiatan pegawai pdhal kita CEO?

Katakan pada diri sendiri:

Saya membangun gagasan
Saya jelaskan pada tim, bagaimana membuat gagasan ini jadi nyata
Saya contohkan
Lalu saya biarkan mereka bekerja lebih baik dari yg saya contohkan

Agar saya bisa bersegera membuat gagasan lain

Kadang CEO yg sering terjebak adalah tipe perfeksionis yg tdk percaya pada kemampuan timnya ๐Ÿ˜‚
Harus percaya tapi tetap dikontrol

Ada SDM developing program
Tanpa SDM developing susah melepaskan ketidakpercayaan
Kalau saya sedikit extrim, SDM berprestasi yg sudah mengabdi lebih dari 10 tahun biasanya saya jadikan partner, berupa % saham. InsyaAllah mereka makin cetar dan anti di sabotase

Q : Gemes ingin tanya sebelum ummu balqis left grup, pokok2 SDM developing program adalah ???๐Ÿ˜‚
A : Tergantung jenis usaha

Kalau saya imbang antara skill nyata yg mereka butuhkan VS developing sisi ruhiyah mereka
UB team wajib ngaji Hihi InsyaAllah itu saja
Sekedar sharing I am not an expert. But sharing mean caring. All of you can do even better than me, aamiin. Btw salam kenal semuaa. Semoga bermanfaat. Mohon maaf jika ada salah2 kata. Wassalamualaykum Wr Wb. Kita ketemu di instagram lagi yaaa


Semoga Bermanfaat ๐Ÿ˜„๐Ÿ˜„